RODO • Dokument prawny

Polityka Prywatności Serwisu PASPORT.

I. Postanowienia ogólne i Administrator Danych

  1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych Użytkowników korzystających z platformy internetowej PASPORT, dostępnej pod adresem https://www.pasport.pl (dalej: „Serwis”).
  2. Administratorem danych osobowych Użytkowników jest spółka AXONIT Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku (ul. Jana Heweliusza 11/811, 80-890 Gdańsk), wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001258320, NIP: 5833575690, REGON: 545391636 (dalej: „Administrator” lub „Operator”). PASPORT jest znakiem towarowym / nazwą handlową, pod którą Administrator prowadzi Serwis.
  3. Kontakt z Administratorem w sprawach związanych z ochroną danych osobowych możliwy jest pod adresem e-mail: kontakt@pasport.pl.
  4. Inspektor Ochrony Danych. Administrator nie powołał obecnie Inspektora Ochrony Danych, gdyż na obecnym etapie działalności nie zachodzą przesłanki obligatoryjnego wyznaczenia IOD, o których mowa w art. 37 ust. 1 RODO. Administrator na bieżąco weryfikuje, czy skala przetwarzania danych — w szczególności w miarę rozwoju Serwisu na kolejne branże — nie uzasadnia obowiązku jego powołania.
  5. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz właściwymi przepisami prawa krajowego.
  6. Serwis ma charakter ogólnobranżowy — postanowienia niniejszej Polityki Prywatności mają zastosowanie do Użytkowników i podmiotów niezależnie od branży, w której działają.

II. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Administrator zbiera i przetwarza dane osobowe w następujących celach:

  1. Świadczenie usług drogą elektroniczną (art. 6 ust. 1 lit. b RODO): rejestracja i obsługa Konta Prywatnego lub Firmowego, generowanie Raportów, przesyłanie anonimowych komunikatów PAS-Alert, udostępnienie Kanału Komunikacji oraz Generatora Dokumentów.
  2. Weryfikacja tożsamości i bezpieczeństwo (art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes polegający na ochronie integralności Serwisu i osób trzecich): uwierzytelnianie tożsamości Autora Wpisu za pomocą jednorazowego kodu SMS w celu zapobiegania nadużyciom, zautomatyzowanemu spamowi, fałszywym wpisom oraz zapewnienia technicznej identyfikowalności autora na potrzeby ewentualnych postępowań prowadzonych przez uprawnione organy.
  3. Realizacja obowiązków prawnych i księgowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO): przetwarzanie danych rozliczeniowych i fakturowanie, w tym obsługa faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
  4. Realizacja procedur DSA i rozpatrywanie reklamacji (art. 6 ust. 1 lit. c oraz f RODO): obsługa Wewnętrznego Systemu Skarg, mechanizmu Notice and Takedown oraz odwołań Użytkowników.
  5. Publikowanie i utrzymywanie Wpisów oraz rozpatrywanie żądań dotyczących danych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz — w odniesieniu do decyzji o zachowaniu danych mimo żądania usunięcia — art. 17 ust. 3 lit. a RODO): Administrator przechowuje i udostępnia Wpisy w ramach realizacji uzasadnionego interesu polegającego na zapewnieniu dostępu do informacji o warunkach zatrudnienia i współpracy. Każde żądanie usunięcia, ograniczenia lub sprostowania danych rozpatrywane jest indywidualnie, w drodze oceny równowagi interesów opisanej szczegółowo w Rozdziale 4 ust. 9 Regulaminu Serwisu.
  6. Funkcjonalności wspomagane sztuczną inteligencją (art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes w postaci poprawy użyteczności i przejrzystości Serwisu): w zakresie, w jakim mechanizmy AI opisane w Rozdziale 19 Regulaminu (np. automatyczne podsumowania Wpisów, sugestie dotyczące Kategorii Wpisu, wsparcie formatowania dokumentów) przetwarzają dane osobowe zawarte w treściach wprowadzonych przez Użytkowników, przetwarzanie to ograniczone jest do zakresu niezbędnego do wygenerowania danej funkcjonalności i nie służy profilowaniu Użytkowników ani automatycznemu podejmowaniu decyzji wywołujących skutki prawne.
  7. Analiza statystyczna i poprawa jakości Serwisu (art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda): za pomocą narzędzi analitycznych (Google Analytics) Administrator przetwarza dane o sposobie korzystania z Serwisu wyłącznie na podstawie uprzedniej, dobrowolnej zgody Użytkownika wyrażonej za pośrednictwem banera cookies, zgodnie z Sekcją VII.

III. Zakres zbieranych danych i ich widoczność

  1. Dane Konta i autoryzacja. Podczas publikacji Wpisu Użytkownik podaje prawdziwe imię i nazwisko oraz numer telefonu. Imię i nazwisko są widoczne dla podmiotu, którego dotyczy Wpis. Numer telefonu komórkowego jest ściśle poufny, służy wyłącznie do technicznej autoryzacji SMS i nigdy nie jest udostępniany firmom ani innym Użytkownikom, z zastrzeżeniem obowiązków ujawnienia na żądanie uprawnionych organów.
  2. Dane firmowe. Z uwagi na integrację z publicznymi rejestrami (CEIDG/KRS), system pobiera dane działalności gospodarczej, w tym kod PKD, na podstawie podanego numeru NIP, niezależnie od branży podmiotu.
  3. Kanał Komunikacji. Administrator udostępnia wyłącznie techniczną infrastrukturę zaszyfrowanego kanału wymiany wiadomości między autorem Wpisu a firmą. Administrator nie odczytuje, nie moderuje ani nie analizuje treści przesyłanych wiadomości, a dostęp do infrastruktury ograniczony jest wyłącznie do działań niezbędnych dla technicznego utrzymania usługi lub wynikających z obowiązku prawnego — zgodnie z Rozdziałem 4 ust. 11–13 Regulaminu.
  4. Generator Dokumentów. Administrator udostępnia wyłącznie narzędzie techniczne generujące projekt dokumentu na podstawie treści Wpisu. Wygenerowana treść dokumentu nie jest przekazywana do instytucji kontrolnych przez Administratora. Jeżeli Użytkownik zdecyduje się skorzystać z odrębnej, dobrowolnej opcji powiadomienia firmy o przygotowaniu projektu (zgodnie z Rozdziałem 9 ust. 4 Regulaminu), Administrator przetwarza w tym celu wyłącznie dane niezbędne do doręczenia powiadomienia w panelu Konta Firmowego, bez ujawniania firmie danych kontaktowych ani tożsamości Autora Wpisu ponad zakres już opisany w niniejszej Polityce.

IV. Okres przechowywania danych (Czas Życia Treści)

  1. Dane przypisane do Konta Użytkownika przetwarzane są przez cały okres jego aktywności. Całkowite usunięcie profilu wraz z danymi osobowymi (na żądanie Użytkownika) następuje w terminie do 30 dni od zgłoszenia.
  2. Komunikaty PAS-Alert przechowywane są przez okres 6 miesięcy od daty ich pierwszego odczytania przez docelową firmę, po czym ulegają bezpowrotnemu zniszczeniu.
  3. Z uwagi na ciągłość historyczną bazy danych Serwisu — obejmującej wszystkie branże, w których działa Serwis — osierocone Wpisy pozostają widoczne przez okres 24 miesięcy od momentu usunięcia Konta przez ich Autora, chyba że wcześniej zostały usunięte w trybie oceny indywidualnej opisanej w Sekcji II.5 niniejszej Polityki. Po upływie tego terminu ulegają automatycznemu skasowaniu.
  4. Dane księgowe (np. faktury VAT) przechowywane są przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
  5. Dane zbierane przez narzędzia analityczne (Google Analytics) przechowywane są przez okres wynikający z ustawień tego narzędzia, nie dłużej niż 14 miesięcy od ostatniej aktywności Użytkownika, zgodnie z Sekcją VII.

V. Odbiorcy danych osobowych i transfer poza EOG

  1. Dane Użytkowników mogą być powierzane zewnętrznym podmiotom przetwarzającym, z którymi Administrator zawarł stosowne umowy powierzenia przetwarzania. Należą do nich w szczególności:
    • dostawca infrastruktury serwerowej i chmurowej,
    • operator płatności internetowych — Tpay (Krajowy Integrator Płatności S.A.), patrz pkt 3 poniżej,
    • dostawcy bramek telekomunikacyjnych (obsługa kodów SMS),
    • podmioty świadczące obsługę księgową i prawną dla Administratora,
    • Google Ireland Limited / Google LLC — w zakresie usług Google Analytics oraz treści wideo osadzonych z serwisu YouTube (patrz Sekcja VII),
    • dostawca technologii sztucznej inteligencji wykorzystywanej w funkcjonalnościach opisanych w Rozdziale 19 Regulaminu — patrz Sekcja VIII.
  2. Infrastruktura serwerowa i chmurowa, na której działa Serwis, dostarczana jest przez jednego z wiodących dostawców usług chmurowych (takich jak Amazon Web Services, Microsoft Azure lub Google Cloud Platform), których infrastruktura może obejmować centra danych zlokalizowane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych. W takim przypadku przekazywanie danych odbywa się w oparciu o standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), stanowiące podstawowy mechanizm zabezpieczający transfer danych niezależnie od ewentualnych dodatkowych mechanizmów adekwatności, takich jak certyfikacja dostawcy w ramach transatlantyckich ram prawnych (EU-US Data Privacy Framework), gdy ma ona zastosowanie. Administrator na bieżąco monitoruje aktualny stan prawny dotyczący transferu danych do Stanów Zjednoczonych i dostosowuje stosowane zabezpieczenia do obowiązujących wymogów.
  3. Podmiotem obsługującym płatności internetowe w Serwisie, w tym płatności cykliczne oraz bezpieczne przechowywanie danych instrumentów płatniczych (tokenizacja), jest Krajowy Integrator Płatności S.A. z siedzibą w Poznaniu (pl. Władysława Andersa 3, 61-894 Poznań), wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000412357, NIP: 7773061579, REGON: 300878437, działająca jako krajowa instytucja płatnicza nadzorowana przez Komisję Nadzoru Finansowego, prowadząca system płatności pod marką Tpay. Dane te przetwarzane są na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej i nie są przekazywane poza EOG.
  4. W zakresie usług Google Analytics oraz treści wideo osadzanych z serwisu YouTube, odbiorcą danych jest spółka z grupy Google (Google Ireland Limited lub Google LLC), która może przekazywać dane do Stanów Zjednoczonych. Transfer ten odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych stosowanych przez Google jako administratora/podmiot przetwarzający w ramach własnych usług, a w zakresie w jakim ma zastosowanie — na podstawie certyfikacji Google w ramach EU-US Data Privacy Framework.
  5. Administrator nie udostępnia ani nie sprzedaje danych osobowych Użytkowników zewnętrznym agencjom marketingowym.

VI. Prawa Użytkownika

Każdemu Użytkownikowi oraz każdemu podmiotowi, którego dane są przetwarzane w Serwisie (w tym osobie fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą wskazanej we Wpisie), przysługuje prawo do:

  1. dostępu do treści swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
  2. sprostowania (poprawienia) nieprawidłowych danych,
  3. usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) — żądania w tym zakresie, w szczególności dotyczące Wpisów lub wizytówki firmy, rozpatrywane są indywidualnie, w drodze oceny równowagi między interesem podmiotu żądającego a prawem do wolności wypowiedzi i informacji oraz uzasadnionym interesem publicznym, zgodnie z procedurą opisaną w Rozdziale 4 ust. 9 Regulaminu Serwisu. Decyzja odmowna zawiera zawsze konkretne uzasadnienie odnoszące się do okoliczności danej sprawy,
  4. ograniczenia przetwarzania,
  5. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora,
  6. cofnięcia zgody w dowolnym momencie, w zakresie w jakim przetwarzanie odbywa się na jej podstawie (np. cookies analityczne), bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem,
  7. przenoszenia danych,
  8. wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

Aby zrealizować powyższe prawa, należy skontaktować się z Administratorem pod adresem: kontakt@pasport.pl. Od decyzji Administratora przysługuje odwołanie na zasadach opisanych w Rozdziale 7 Regulaminu, niezależnie od prawa wniesienia skargi do PUODO lub dochodzenia roszczeń na drodze sądowej.

VII. Pliki Cookies (Ciasteczka) i logi systemowe

  1. Serwis wykorzystuje pliki cookies w następujących kategoriach:
    • Niezbędne — konieczne do prawidłowego działania Serwisu (m.in. utrzymanie sesji po zalogowaniu, poprawne działanie mechanizmów płatności, zapamiętywanie ustawień checkboxów przed wygenerowaniem Raportu lub przed skorzystaniem z Generatora Dokumentów). Nie wymagają zgody Użytkownika zgodnie z art. 173 ust. 3 Prawa telekomunikacyjnego.
    • Analityczne (Google Analytics) — służą do zbierania zanonimizowanych statystyk odwiedzin i sposobu korzystania z Serwisu w celu poprawy jego funkcjonalności. Ustawiane wyłącznie po wyrażeniu przez Użytkownika dobrowolnej zgody za pośrednictwem banera cookies wyświetlanego przy pierwszej wizycie w Serwisie. Użytkownik może wyłączyć śledzenie przez Google Analytics, instalując dodatek do przeglądarki dostępny pod adresem: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.
    • Wideo osadzone (YouTube) — sekcja „Baza Wiedzy Video” na stronie głównej Serwisu wykorzystuje standardowy odtwarzacz YouTube, którego załadowanie wiąże się z ustawieniem plików cookies przez Google, niezależnie od tego, czy Użytkownik uruchomi odtwarzanie materiału. Załadowanie odtwarzacza następuje wyłącznie po wyrażeniu przez Użytkownika zgody w ramach banera cookies, o którym mowa powyżej; do czasu wyrażenia zgody w miejscu odtwarzacza wyświetlana jest statyczna miniatura z możliwością wyrażenia zgody i odtworzenia materiału.
  2. Użytkownik może w każdej chwili zmienić swoje preferencje dotyczące cookies lub wycofać wcześniej wyrażoną zgodę za pomocą ustawień dostępnych pod adresem https://www.pasport.pl/rodo#cookies lub w ustawieniach swojej przeglądarki internetowej. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
  3. Ograniczenie stosowania plików cookies innych niż niezbędne nie wpływa na podstawową funkcjonalność Serwisu, może jednak ograniczyć dostępność niektórych treści (np. wideo) lub jakość statystyk wykorzystywanych przez Administratora do rozwoju Serwisu.
  4. Każde wywołanie Serwisu wiąże się z przesłaniem zapytania do serwera, zapisywanego w logach systemowych (m.in. adres IP, czas systemowy, typ przeglądarki), wykorzystywanych wyłącznie do diagnozowania błędów, zapewnienia bezpieczeństwa oraz celów administracyjnych, na podstawie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

VIII. Wykorzystanie Sztucznej Inteligencji a Dane Osobowe

  1. Zasady wykorzystania technologii AI w Serwisie opisane są szczegółowo w Rozdziale 19 Regulaminu Serwisu. Niniejsza sekcja doprecyzowuje ich wymiar związany z ochroną danych osobowych.
  2. Funkcjonalności wspomagane AI (np. automatyczne podsumowania Wpisów, sugestie dotyczące Kategorii Wpisu, wsparcie formatowania w Generatorze Dokumentów) mogą przetwarzać dane osobowe zawarte w treści Wpisów wprowadzonych przez Użytkowników wyłącznie w zakresie niezbędnym do wygenerowania danej funkcjonalności technicznej.
  3. Wybór konkretnego dostawcy technologii AI wykorzystywanej do zasilania tych funkcjonalności pozostaje w gestii operacyjnej Administratora i może ulegać zmianie wraz z rozwojem Serwisu. Niezależnie od wybranego dostawcy, Administrator zobowiązuje się do: (a) ograniczenia zakresu przekazywanych danych do minimum niezbędnego dla danej funkcjonalności; (b) zawarcia z dostawcą stosownej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych; (c) zapewnienia, w przypadku gdy dostawca ma siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, odpowiedniego mechanizmu zabezpieczającego transfer danych, w szczególności standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.
  4. Przetwarzanie danych w ramach funkcjonalności AI nie skutkuje profilowaniem Użytkowników w rozumieniu art. 4 pkt 4 RODO ani zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji wywołujących wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających (art. 22 RODO).
  5. Elementy interfejsu wygenerowane lub istotnie przetworzone przez AI są oznaczane w Serwisie zgodnie z obowiązkami przejrzystości wynikającymi z Rozporządzenia (UE) 2024/1689 (AI Act).

IX. Zmiany Polityki Prywatności

  1. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności, w szczególności w związku ze zmianami w obowiązujących przepisach prawa, rozwojem funkcjonalności Serwisu (w tym wyborem docelowych dostawców infrastruktury chmurowej lub technologii AI, o których mowa w Sekcjach V i VIII) lub zmianą praktyk przetwarzania danych.
  2. O istotnych zmianach Użytkownicy zostaną poinformowani drogą elektroniczną lub poprzez wyraźną informację na stronach Serwisu, z odpowiednim wyprzedzeniem przed ich wejściem w życie.
  3. Aktualna wersja Polityki Prywatności jest zawsze dostępna pod adresem https://www.pasport.pl/rodo.
Wróć na stronę główną